Die Planung in Polychor ist ein kontinuierlicher Zyklus von der Definition von Merkmalen, deren Übersetzung in Produkte, der Definition von Aktivitäten, die zur Erstellung der Produkte erforderlich sind, der Lieferung der Produkte und der Bestätigung, dass die erforderlichen Merkmale geliefert wurden.

Bei der Polychor Planung geht es darum, die erforderlichen Schritte zu identifizieren und den Fortschritt mit Hilfe von Kanban-Techniken zu visualisieren. Jeder Schritt im Planungsprozess muss über einen Puffer für ausstehende Arbeiten verfügen. Die Puffer sollten erst am Ende der Zuordnung aufgebraucht werden.

Feature Backlogs

Der Prozess beginnt mit der Definition der ersten Merkmale oder Ideen. Die Geschäftsleitung wird ermutigt, ihre Anforderungen als Merkmale zu definieren und ständig neue Merkmale zu entwickeln. Features werden gepuffert und als mögliche Features, die ausgeführt werden können, in den Feature Backlog gestellt. Der Lenkungsausschuss genehmigt Merkmale, an denen er mit seiner Umgebung arbeiten möchte. Diese Features werden dem Manager im „Management Backlog mit Features“ präsentiert. Genehmigte Features werden in den Abschnitt Abgeschlossene Features verschoben, wenn die Features mit Hilfe von Feedback aus dem Management Backlog realisiert wurden.

Management Backlogs        

Der Manager und das Steering Board übersetzen Merkmale in zu erstellende Produkte. Diese Produkte werden gepuffert und als Entwurfsprodukte in den Management Backlog gestellt. Diese Produkte sind noch nicht in ausreichenden Details definiert. Der Manager und das Steering Board pflegen die ausgewählten Produkte so detailliert, dass sie dem Entwicklungsteam zur Verfügung gestellt werden können. Diese Produkte werden in den Abschnitt Genehmigte Produkte im Management Backlog verschoben. Sobald das Entwicklungsteam den Manager darüber informiert hat, dass das Produkt in Bearbeitung ist, verschiebt der Manager das Produkt in den Abschnitt Produkte in Bearbeitung im Management Backlog. Sobald das Produkt vom Entwicklungsteam fertiggestellt wurde, informiert das Entwicklungsteam den Manager über den Abschluss und der Manager verschiebt das Produkt in den Abschnitt Fertige Produkte im Management Backlog.

Entwicklungs Backlogs

Der Manager und das Entwicklungsteam gehen die genehmigten Produkte durch und planen die Erstellung dieser Produkte im ersten Teil des Management Planning Meetings. In diesem Teil der Planungsbesprechung geht es um das „Was“, das geschaffen werden soll. Die Produkte werden nun im Abschnitt Product In Progress des Entwicklungsrückstands angezeigt.

Der zweite Teil des Planungsmeetings befasst sich mit der Definition der Aktivitäten, die für die Erstellung der Produkte erforderlich sind. Dies wird vom Entwicklungsteam während des „Wie“-Teils des Planungsmeetings definiert. Bei Bedarf wird der Manager in diesen Teil der Planungsbesprechung eingebunden, was jedoch nicht immer erforderlich ist.

Nachdem das Entwicklungsteam definiert hat, wie die Produkte erstellt werden sollen, stellt es die Aktivitäten in seinen „Entwicklungsrückstand mit Aufgaben“. Es ist eine gute Praxis, dass die Mitglieder des Entwicklungsteams ihre Arbeit täglich synchronisieren. Dies wird als’Daily Sync Meeting‘ bezeichnet. Dieses Treffen sollte kurz gehalten werden und hat nichts mit der Lösung von Problemen zu tun. Während dieses Treffens erklären die Mitglieder des Entwicklungsteams kurz, was sie am Vortag getan haben, was sie heute tun wollen und welche Probleme sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben haben. Das Entwicklungsteam berichtet dem Manager regelmäßig über den Fortschritt. Wenn ein Produkt fertig ist, gibt das Entwicklungsteam das Produkt an den Manager zurück. Wenn eine komplette Aufgabe, bestehend aus einem oder mehreren Produkten, fertig ist, wird die gesamte Lösung an den Manager zurückgegeben. Dies wird als ‚Deployable Solution‘ bezeichnet.

Am Ende eines Releases oder einer Tranche überprüfen das Entwicklungsteam und der Manager alle einsetzbaren Lösungen, bevor die komplette Lösung an das Steering Board zurückgegeben wird. Dies ist auch die Zeit, in der das Entwicklungsteam und der Manager eine „Development Retrospektive“ und ein „Development Review“ durchführen.

Während des Entwicklungs-Reviews wird die Lösung überprüft, um den Status „fit for purpose“ zu überprüfen. Während der Entwicklungsrückblicke überprüfen der Manager und das Entwicklungsteam, was gut gelaufen ist, was in der nächsten Phase oder Tranche anders gemacht werden sollte und was das Entwicklungsteam nicht mehr tun sollte.