Das Einrichten der Ablagestruktur umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

  1. Entscheidung und Erstellung eines technischen Designs
  2. Entscheidung und Aufbau eines funktionalen Designs
  3. Entscheidung und Einrichtung von sicherheitsrelevanten Angelegenheiten wie der Zugangskontrolle
  4. Eingabe von Inhalten in die Ablagestruktur
  5. Zuordnen eines Status zu jedem Element in der Ablagestruktur
  6. Einrichtung von Instandhaltungsstrukturen, um sicherzustellen, dass die Ablagestruktur immer auf dem neuesten Stand ist.

Technisches Design

Die blauen und roten Kästen in der oben dargestellten Ablagestruktur bilden das technische Design oder Backend der Ablagestruktur. Im Falle eines Software-Tools kann das technische Design aus einer Reihe von relationalen Datenbanken bestehen. Die Daten in diesen Datenbanken können zur Erstellung von Management Dashboards und Managementberichten verwendet werden. Das technische Design kann viele Formen haben. Es kann zum Beispiel auch aus einem Satz von Regalen oder Schränken bestehen, wie z.B. einer Bibliothek oder dem Layout/Aufbau eines Supermarktes.

Funktionales Design

Das funktionale Design sind die Teile der Ablagestruktur, die für die Benutzer der Ablagestruktur sichtbar sind. In einem Software-Tool wird dies typischerweise als Graphical User Interface (GUI) oder Frontend bezeichnet. Das Funktionsdesign dient zur Eingabe von Daten in das technische Design und zur Erstellung von Managementberichten und Management Dashboards aus dem technischen Design. Jeder Benutzer kann sich seine eigene, maßgeschneiderte Version des funktionalen Designs zusammenstellen. Die schwarzen Kästen in der obigen Abbildung sind Teil des funktionalen Designs. In dem oben genannten Fall bestehen sie aus Vorlagen und Managementberichten.